Begini-begitu Administrasi

Buat saya, inilah untungnya punya pengalaman jadi orang kantoran walau sejenak. Meski Anda selaku penerjemah dan editor yang sibuk memiliki asisten pribadi untuk urusan administrasi, sebaiknya Anda tahu agar tidak kewalahan ketika harus menangani sendiri. Peraturan dan prosedur di bawah ini hanya beberapa contoh, diberlakukan berbeda di tiap penerbit.

Sewaktu menerima buku jatah terbit, kadang kita harus menandatangani formulir konfirmasi penerimaan. Bila kantor penerbit dekat dengan rumah, bisa datang langsung dan menandatangani di tempat untuk diserahkan ke sekretaris redaksi. Jika dikirim ke rumah, tentu saja dokumen tersebut harus dikirimkan kembali.

Kebanyakan penerbit menyertakan SPK dan BAP sewaktu menggunakan jasa penerjemah dan editor lepas. Tanyakan prosedur ini, tentu dengan santun, dan upayakan agar SPK dan BAP boleh diisi dan dikembalikan sebelum pekerjaan selesai. Bukan keharusan, memang. Bila BAP dikembalikan belakangan setelah pekerjaan rampung, terutama karena ada pencantuman jumlah total karakter, lakukan secepatnya. Umumnya pembayaran dilakukan dua minggu setelah pengajuan (berikut dokumen SPK dan BAP ini). Pengajuan baru bisa ditindaklanjuti sesudah ditandatangani pihak-pihak berwenang, biasanya manajer redaksi. Bisa tertunda apabila, antara lain, staf keuangan penerbit sedang cuti atau tidak masuk karena hal lainnya. Juga jika surat-surat tersebut terlambat sampai karena memang kita tidak tahu prosedurnya (tidak cepat mengembalikan) atau masalah teknis pengiriman (pos atau kurir).

Idealnya, dokumen-dokumen ini dapat dikirim dan dikembalikan melalui e-mail. Lazimnya terjadi jika kita bukan klien baru. Namun bukan berarti tak terkendala. Gangguan jaringan internet, salah satunya, dapat menghambat urusan satu ini.

Urusan administrasi memang bukan tanggung jawab editor secara langsung, tetapi berhubung editorlah yang kita kenal dan ajak komunikasi dari awal (terkait order), editor pula yang menjadi penyambung lidah dengan bagian keuangan dan sekred. Tak ada salahnya menanyakan alamat e-mail staf keuangan dan sekred agar dapat berhubungan langsung, sekiranya diperkenankan. Di penerbit tertentu, surat-surat dan dokumen ditangani departemen khusus. Mereka jugalah yang mengirimkan bahan terjemahan atau editan ke alamat kita. Untuk mencegah masalah teknis yang mungkin timbul, hasil kerja di-cc-kan juga ke pihak administrasi ini.

Di penerbit tertentu pula, bagian keuangan « libur » menangani proses administrasi pada waktu-waktu khusus. Misalnya, libur panjang Idul Fitri. Sedapat mungkin cari informasi mengenai masa libur dan tenggat penyerahan naskah, menyangkut kepentingan arus kas.

Sebagai penutup, saya berterima kasih pada para editor yang « transparan » menyampaikan informasi, termasuk yang berinisiatif mengabari ketika ada keterlambatan proses. Sangat kami hargai ^_^

Publicités

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s